만나기는 만나는데 만나서 하는 것은 별로 없는 것 같고, 회의가 끝나고 나면 대체 왜 만난 건지 부정할 수 없는 의문이 드는 회의를 해보신적 없으신가요. 요즘 대학생들은 '조모임' 이라는 단어를 입에 달고 삽니다. 하도 팀웍을 강조하는 세상이다보니 교수님들께서도 미리 철저히 학습해서 나가라는 생각이신건지 조모임이 필요하게끔 수업을 진행하십니다. 특히 경영수업은 조모임 지뢰밭 투성이입니다.
이런 조모임들, 앞서 언급한 그런 의문을 던지지는 않던가요? 조장은 자기가 뭘 해야하는지도 모르면서 무작정 만나자고 하고, 조원들은 바빠 죽겠다면서 마지못해 참석합니다. 이런 조모임은 대개 결과도 좋지 않기 마련이라서 한 학기 수업이 끝나고 나면 서로에게 부담스러운 사이가 되곤 합니다.
이 책은 이런 부질없는 회의들에 대해 대폭적인 수술의 칼을 들이대는 책입니다. 그러니 제목도 '바보들은 매일 회의만 한다.' 아니겠습니까. 바보가 되지 않기 위해서, 서로의 시간이 낭비되지 않고 결과도 보람차기 위해서 우리는 기존의 회의 방식에서 벗어나야 합니다. 악순환의 고리를 끊어야 합니다. 개인적으로 이 책을 많은 대학생들이 읽었으면 좋겠습니다.
퍼실리테이션, 퍼실리테이터(Facilitator)
이 책에서 얻을 수 있는 가장 중요한 정보는 퍼실리테이션에 관한 것입니다. 퍼실리테이션(Facilitation)은 영어로 '수월하게 하다, 용이하게 하다' 라는 뜻입니다. 이 말을 회의에 접목시켜 보면 '회의를 수월하고 부드럽게 이끌어가는 것' 을 말합니다. 이러한 기술을 가지고 회의 진행을 돕는 사람을 퍼실리테이터라고 합니다. 이러한 퍼실리테이터는 중립적인 입장에서 회의 진행을 맡습니다. 멤버에게 마음 놓고 발언할 수 있도록 하며, 다양한 의견을 듣고 정리할 수 있어야 합니다. 따라서 퍼실리테이터는 회의를 진행하는 능력이 필요합니다. 이를 다시한번 정리하면 다음과 같습니다.
1. 사전에 회의 진행 방법을 알리고 회의의 프로세스를 명확히 해야 합니다.
2. 중립적인 입장에서 진행해야 합니다.
3. 멤버 전원의 아이디어를 끌어 내도록 발언 기회를 골고루 주고 발언하기에 편안한
분위기를 조성해야 합니다.
4. 아웃풋과 결론을 만들어내는 회의가 되도록 해야 합니다.
기존의 회의에 이와 같은 능력을 갖춘 퍼실리테이터가 참여하는 것이 핵심입니다. 기존의 회의는 보통 가장 연장자나 리더가 회의를 주재하였던 것과 달리 회의를 바꾸자는 것입니다. 이를 통해 보다 원활한 커뮤니케이션이 가능할 수 있습니다. 그럼 퍼실리테이터의 조건과 필요성에 대해서 설명하였으니 회의의 운영 방식은 어떠해야 하는지 설명해 보겠습니다.
불필요한 회의, 준비가 되지 않은 회의는 참석하기 싫습니다.
회의의 운영 방식
"우선 만나서 얘기하자" 라는 말은 죄악입니다. 회의 운영과 관련한 수칙을 말할 때 가장 먼저 나오는 것도 이것과 관련된 것입니다. 즉, 과연 이 회의가 필요한 것인지를 확인해야 합니다. 자료를 나눠 읽고 이메일로 해결할 수 있는 일이라면 굳이 만나서 회의를 열 필요가 없습니다.
다음으로 회의를 여는 목적과 의제를 분명히 밝혀야 합니다. 불필요한 인건비(학생의 경우라면 소중한 시간이 되겠군요)를 낭비하고 애매한 회의가 되지 않기 위해서는 왜 만나는지 목적을 명확히 해야합니다.
세 번째로는 결론을 명확히 해야 합니다. 우리가 얻으려는 것이 무엇인지를 인식해야 합니다. 아웃풋을 높이는 회의가 되어야 합니다. 회의가 끝나고 이제껏 열띤 토론을 벌인 내용이 탁상공론이 되지 않기 위해서는 명확한 결론을 도출해야 합니다.
사전에 준비를 철저히 하는 것도 중요합니다. 간혹 회의 시간에 모여서 자료를 찾자는 사람도 있는데, 이것은 한정된 회의시간을 낭비하는 것입니다. 논의 과정 중에 새로운 내용이 나와서 그에 대한 내용을 찾는 것은 예외로 할 수 있겠습니다만 미리 예정되었던 내용에 대해서는 불필요한 낭비를 최소로 해야 합니다. 따라서 관련된 정보를 알차게 수집하여 미리 자료를 공유하고 이를 충분히 숙지한 뒤에 회의에 참석해야 합니다.
회의 시간을 지키는 것은 서로에 대한 예의이자 긴장감 있는 회의를 위한 선결조건입니다. 가끔 회의에 늦는 한명 때문에 열댓명의 사람들이 기다리는 일도 있습니다. 이것은 다른 사람의 시간을 도둑질하는 것과 마찬가지입니다. 이는 느슨한 회의로 이어지기도 합니다. 또한 의제마다 시간 배분도 미리 해야합니다. 한정된 시간에 아웃풋을 최대화 하는 것은 비즈니스의 기본입니다.
여섯 번째로, 회의록을 작성해야 합니다. 어떤 결정을 했는지, 어떤 합의를 하였는지에 대한 회의록을 반드시 남겨야 합니다. 말로만 한 것은 바로 사라져버립니다.
마지막으로 회의는 '창조적인 활동의 장' 이라는 마음가짐을 갖고 회의에 임해야 합니다. 회의 시간은 고통의 시간이고 의무적인 것이라는 생각을 버려야 합니다. 자유로운 분위기 속에서 서로를 자극하는 관계가 구축된다면 회의는 즐거워질 것입니다. 위의 내용을 정리하면 다음과 같습니다.
1. 먼저 회의가 필요한지부터 확인한다.
2. 회의를 여는 목적과 의제를 분명히 한다.
3. 결론을 명확히 한다.
4. 사전에 준비를 철저히 한다.
5. 회의 시간을 지킨다(의제마다 시간을 배분한다.)
6. 회의록을 작성한다.
7. 회의는 '창조적인 활동의 장' 이라는 마음가짐을 갖는다.
그간 해왔던 수많은 회의들을 돌이켜 보면 긍정적이고 좋았던 기억보다는 부정적이고 불필요했다는 느낌이 더 많습니다. 아직도 수많은 사람들이 그러한 악순환에서 탈피하지 못하고 쳇바퀴돌듯 비슷한 회의만 반복하고 있을 것입니다. 안타까운 일입니다.
그래서 저는 그동안 불필요하고 절차가 엉망인 회의들에 화가 나있었습니다. 톰 피터스의 말처럼 왕짜증이 나있었지요. 그러나 이 책을 통해 최소한 회의는 어떻게 진행되어야 하는지 알 수 있었습니다. 갈수록 제게 부여된 임무와 책임이 가중되고 있습니다. 이런 와중에 회의를 주재하는 퍼실리테이터로서 역할을 말하고 있는 이 책은 제게 큰 도움이 됩니다. 더불어 회의를 위한 다른 툴(Tool) 들도 제시하고 있으니 읽기에 시간이 아깝지 않은 책입니다. 일독을 권해드립니다.
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